Informace o zpracování osobních údajů

Agentura Koniklec, o. p. s., IČ 45768170, se sídlem Chelčického 12, Praha 3 – Žižkov, PSČ 130 00, společnost zapsaná v rejstříku obecně prospěšných společností vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou O 1322 (dále též „my“ nebo „AK“), je správce Vašich osobních údajů, což znamená, že určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování Vašich osobních údajů a odpovídá za něj.

Rádi bychom Vám v této Informaci o zpracování osobních údajů (dále též „Informace“) poskytli přehledné a srozumitelné informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, o jejich kategoriích, rozsahu a účelu, pro který jsou zpracovávány, o zdroji, ze kterého jsou Vaše osobní údaje získávány a o osobách, kterým jsou Vaše osobní údaje předávány. Naleznete zde také informace o Vašich právech v oblasti zpracování osobních údajů.

Informace v tomto dokumentu platí pro fyzické osoby poskytující osobní údaje, především pro odběratele zboží a služeb AK, ale v přiměřené míře se uplatní rovněž pro účastníky našich akcí a zájemce o naše produkty a služby (tj. osoby, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu).

I. Kdo jsme, kde a jak nás můžete kontaktovat?

Agentura Koniklec, o.  p.  s.  je obecně prospěšnou společností, která byla zapsána do rejstříku o. p. s. 7. ledna 2014. Vznikla transformací ze stejnojmenného občanského sdružení založeného 24. 3. 1992. Tato transformace proběhla podle zákona 68/2013 Sb., o změně právní formy občanského sdružení na obecně prospěšnou společnost.

Posláním organizace je i nadále uskutečňování projektů v oblasti ochrany životního prostředí,  udržitelného rozvoje na místní a regionální úrovni, poskytování informací veřejnosti a provádění veřejné osvěty a poradenství v oblasti udržitelného rozvoje, ochrany přírody a krajiny a životního prostředí. Více informací o naší společnosti naleznete na webových stránkách www.koniklec.cz.

Pokud zde nenajdete odpovědi na své dotazy, které se týkají osobních údajů, nebo chcete některé informace podrobněji vysvětlit, můžete nás kontaktovat některým z následujících způsobů:

• e-mailem: info@koniklec.cz
• telefonicky: +420 775 732 193
• osobně v našem sídle (po předchozí dohodě)
• poštou na naší korespondenční adresu P. O. Box 24, 130 11 Praha 3

II. Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování osobních údajů zákazníků respektujeme a ctíme standardy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:

1. osobní údaje zákazníků zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;
2. shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
3. rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;
4. jsou přijata veškerá rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesné a aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
5. osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;
6. zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

III. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Pro účely, které jsou popsány dále v této Informaci, zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

1. identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, u fyzické osoby podnikatele i obchodní firmu či dodatek připojený ke jménu, sídlo podnikání a IČ;
2. elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, e-mailová adresa;
3. jiné elektronické údaje: IP adresa, přístupové údaje pro personalizovaný přístup na námi provozované portály, atd.;
4. další osobní údaje, pokud jsou potřebné pro plnění smlouvy: číslo bankovního účtu, fakturační adresa a případně další takové údaje;
5. záznamy z námi pořádaných akcí – obrazové a audiovizuální (pořízení nebo použití přiměřeným způsobem k vědeckému nebo uměleckému účelu a pro tiskové, rozhlasové, televizní nebo obdobné zpravodajství podle § 89 občanského zákoníku, tzv. „zpravodajská licence“).
6. dále zpracováváme veškerý obsah, který vložíte na námi provozované webové portály nebo na naše profily na sociálních sítích;

IV. Jak získáváme vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje získáváme od Vás, od třetích osob, z veřejně dostupných zdrojů nebo z vlastní činnosti. Pokud osobní údaje získáváme od Vás, vždy Vás informujeme o tom, zda je poskytnutí osobního údaje zákonným nebo smluvním požadavkem, případně si vyžádáme souhlas se zpracováním osobních údajů.

Vaše osobní údaje získáváme:

Od Vás, zejména:

• na základě Vašich žádostí o zaslání materiálů a z prezenčních listin;
• na základě Vašich registrací k účasti na akcích;
• při telefonické nebo e-mailové komunikaci

Od třetích osob, zejména:

• od spolupracujících třetích osob.

Z veřejně dostupných zdrojů, zejména:

• ze sociálních sítí a internetu, pokud údaje sami zveřejníte;
• z veřejných rejstříků (obchodní rejstřík a další veřejné rejstříky).

Z vlastní činnosti:

• při hodnocení údajů, které nám poskytujete v souvislosti s využíváním našich produktů či služeb.

V. Pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny. Rovněž o těchto jiných účelech Vás informujeme níže v této kapitole.

Vaše osobní údaje zpracováváme:

1. pro účely uzavření smluvního vztahu, pro účely plnění smluv, kterou jsme s Vámi uzavřeli,  při vyřizování Vašich objednávek;
2. pro účely zajištění našeho oprávněného zájmu – zajištění hlavní činnosti – zejména zasílání informací o akcích, na které jste se registrovali, bezplatné zasílání materiálů, o které jste projevili zájem a informací o nových produktech, akcích a službách;
3. pro účely zajištění našeho oprávněného zájmu – zajištění provozu webových portálů, které provozujeme a na nichž jste se registrovali,
4. pro účely plnění našich právních povinností, a
5. pro účely našich dalších oprávněných zájmů.

Ad a) Zpracování pro účely uzavření smluv, pro účely plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli, a při vyřizování Vašich objednávek

Zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, změny smluv, zaslání objednaných produktů a související fakturace, reklamace a komunikace s Vámi. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem.

Pro tyto účely jsou zpracovávány v zásadě veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme (viz výše kapitola III. této Informace). Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání příslušné smlouvy a dále po dobu, dokud nejsou vypořádány závazky z těchto smluv resp. objednávek. Osobní údaje z fakturací zpracováváme po dobu danou skartačními lhůtami dle platných předpisů pro vedení účetnictví.

U distribuovaných materiálů, které jsme vytvořili v souvislosti s grantovými projekty, zpracováváme Vaše osobní údaje po dobu uchování dokumentace projektu, kterou nám ukládá smlouva o poskytnutí grantu nebo jiný obdobný dokument upravující vztah mezi námi a donorem.

Ad b) pro účely zajištění našeho oprávněného zájmu – zajištění hlavní činnosti – zejména zajištění dokumentace akcí, zasílání informací o akcích, na které jste se registrovali, bezplatné zasílání materiálů, o které jste projevili zájem a informací o nových produktech, akcích a službách

Pro účely bezplatného zaslání materiálů zpracováváme vaše osobní údaje analogicky s bodem ad a). Při bezplatném zasílání materiálů (to je takové zasílání, kde vám nefakturujeme žádnou částku) zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou nutné k odeslání zásilky a případnou komunikaci s Vámi ohledně zaslaných materiálů. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu nutnou k expedici zásilky. V případě, že se jedná o materiály, které jsme vytvořili v souvislosti s grantovými projekty, zpracováváme Vaše osobní údaje po dobu uchování dokumentace projektu, kterou nám ukládá smlouva o poskytnutí grantu nebo jiný obdobný dokument upravující vztah mezi námi a donorem. Obdobně postupujeme i při zpracování osobních údajů pro zasílání elektronických zpráv souvisejících s námi pořádanými akcemi, na které jste se zaregistrovali.

Vaše osobní údaje také zpracováváme také pro účely nabídky nových produktů a informování o nových akcích, které pořádáme (blíže v kapitole VI. této Informace), a to za předpokladu, že jste nám udělili souhlas s takovým zpracováním. Činnosti spadající pod tento účel zahrnují zejména uchování kontaktních údajů (jméno, e-mail, telefonní číslo) a charakter akce, kterých jste se zúčastnili v minulosti resp. produktu, který jste si v minulosti objednali.

Obdobně postupujeme i u dokumentace našich akcí, kterých se zúčastníte. Zde můžeme zpracovávat vaše osobní údaje zejména z  prezenčních listin (jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo). Tyto údaje uchováváme po dobu, kterou nám určuje smlouva o poskytnutí grantu jehož součástí pořádaná akce byla.

Rozsah údajů zpracovávaných pro tyto účely může být shodný jako rozsah údajů zpracovávaných pro účely plnění smlouvy výše, avšak obvykle je menší a zahrnuje jen takové údaje, které nám pomáhají Vás lépe oslovit a nepředkládat Vám nabídky, o které byste neměli zájem. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu na kterou jste nám udělili souhlas nebo do doby, dokud svůj souhlas neodvoláte. Po skončení platnosti souhlasu nebo bezprostředně po jeho odvolání budou Vaše osobní údaje vymazány nebo zpracovávány pouze v rozsahu a pro účely, ke kterým není dle právních předpisů Váš souhlas nutný.

Souhlas jste udělili dobrovolně a můžete jej kdykoli odvolat. Neudělení souhlasu, nebo jeho odvolání, nemá žádné důsledky na existující smluvní vztahy s námi, pro které není tento souhlas potřebný. Udělený souhlas můžete odvolat osobně v našem sídle nebo v listinné formě oznámením doručeným na adresu uvedenou výše v kontaktních údajích nebo zasláním e-mailu na adresu uvedenou výše v kontaktních údajích. V této souvislosti Vás upozorňujeme na skutečnost, že odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zpracování Vašich osobních údajů, které provádíme pro jiné účely.

Ad c) pro účely zajištění našeho oprávněného zájmu – zajištění provozu webových portálů, které provozujeme a na nichž jste se registrovali

Za účelem provozování portálů zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, které jsou při registraci označeny jako povinné včetně všech jejich aktualizací provedených z Vaší strany, a dále IP adresu Vašeho počítače a údaj o datu a času registrace a jejím případném ukončení. Pokud jste při Vaší registraci poskytli údaje, které nejsou povinné, případně byly tyto údaje z Vaší strany aktualizovány, budeme tyto údaje používat pro zkvalitňování našich portálů, a to po dobu jejího provozování. Právním základem pro toto zpracování je oprávněný zájem naší společnosti na rozvoji našich portálů. Nepovinně poskytnuté údaje lze kdykoli vymazat nebo změnit ve Vašem uživatelském rozhraní. Naše webové portály rovněž mohou zpracovávat cookies třetích stran. V takovémto případě na používání cookies návštěvníka portálu upozorníme.

Ad d) Pro účely plnění našich právních povinností, plynoucích z obecně závazných právních předpisů

V souvislosti s výkonem naší činnosti, máme řadu právních povinností vyplývajících ze zákonů, na základě nichž jsme povinni Vaše osobní údaje zpracovávat.

V souvislosti s plněním těchto povinností zpracováváme Vaše osobní údaje, získali z rejstříků a jiných veřejných zdrojů a osobní údaje, které jste nám poskytli – zejména ve formě prezenčních listin na našich akcích

Za účelem plnění našich právních povinností Vaše osobní údaje rovněž poskytujeme třetím osobám, jak je blíže popsáno v kapitole VI. této Informace.

Tyto osobní údaje zpracováváme v rozsahu a po dobu nezbytně nutnou pro splnění právních povinností.

Ad e) Pro účely našich dalších oprávněných zájmů

Pro účely našich oprávněných zájmů je možné zpracovávat osobní údaje tam, kde je potřeba chránit majetek, život a zdraví nebo jde o právo vymáhat naše oprávněné nároky.

Jedná se o následující oprávněné zájmy AK:

Vymáhání pohledávek nebo obhajobu našich právních nároků. Za účelem vymáhání pohledávek nebo obhajobu našich právních nároků zpracováváme osobní údaje uvedené v kapitole III. této Informace ad a) identifikační a adresní údaje, ad b) elektronické kontaktní údaje, ad d) další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy, to však vždy pouze v nezbytném rozsahu.

Tyto osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu běhu promlčecích lhůt. V případě zahájení soudního, rozhodčího, exekučního nebo jiného obdobného řízení je dále zpracováváme po dobu tohoto řízení a následně po dobu běhu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků. Pokud je podán mimořádný opravný prostředek, uchováváme tyto osobní údaje také během řízení o tomto mimořádném opravném prostředku.

VI. Komu poskytujeme vaše osobní údaje?

Jak již bylo v úvodu zmíněno, Vaše osobní údaje zpracováváme jako správci. To znamená, že určujeme účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme a stanovujeme prostředky zpracování. Pro plnění našich právních povinností jsme v některých případech povinni poskytovat Vaše osobní údaje třetím stranám, které jsou také v roli správců osobních údajů.

Jedná se zejména o následující případy:

• poskytování osobních údajů na vyžádání orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení;
• plnění zákonných informačních povinností vůči orgánům státní správy;
• plnění informačních povinností a reportingů vůči donorům;
• fotografické a audiovizuální záznamy pořízené v rámci dokumentace akcí můžeme publikovat na některé z našich webových stránek;
• poskytování osobních údajů jiným osobám v rámci uplatnění zákonem stanovených práv a plnění zákonem stanovených povinností;
• plnění smluvních povinností (například vůči donorům).

Zpracováním Vašich osobních údajů můžeme pověřit i zpracovatele. Zpracovatel osobních údajů je každý, kdo na základě zvláštního zákona nebo našeho pověření či zmocnění správcem, zpracovává osobní údaje. V těchto případech je smluvně i regulací garantována stejná ochrana Vašich údajů, jako je tomu ze strany AK. Přehled používaného software a poskytovatelů cloudových služeb a zpracovatelů je uveden v příloze č. 1 této Informace.

Vaše osobní údaje zpracováváme na území Evropské Unie (zpravidla v České republice). Do jiných zemí Vaše osobní údaje nepředáváme.

VII. Jakým způsobem zpracováváme vaše osobní údaje a jak jsou vaše osobní údaje zabezpečeny?

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí příjemců našich služeb i spolupracujících subjektů. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly dobře zabezpečeny a nemohly být zneužity.

Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech AK, případně v informačních systémech našich zpracovatelů. V určitých případech máte též přímý přístup k těmto systémům či nástrojům (například v uživatelském profilu námi provozovaných portálů).

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především příslušnými pracovníky AK a zpracovatele, kteří k osobním údajům potřebují mít přístup pro plnění svých pracovních povinností a kteří jsou zavázáni k zachovávání mlčenlivosti o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce.

Se všemi případnými zpracovateli Vašich osobních údajů vždy uzavíráme písemnou smlouvu upravující zpracování osobních údajů.

VIII. Jaká jsou vaše práva?

Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

1. Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme.
2. Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.
3. Právo na výmaz Vašich osobních údajů. Můžete od nás požadovat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, a my tak učiníme v případě, pokud budou naplněny podmínky stanovené právními předpisy.
4. Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených, podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji.
5. Právo na přenositelnost. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo na přenos takových osobních údajů jinému správci.

Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány pro účely oprávněných zájmů (blíže část V. Pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje?). V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V případě zpracování osobních údajů pro nabídku produktů a služeb zpracování Vašich osobních údajů z tohoto titulu po vznesení námitky neprodleně ukončíme.

Dále bychom Vás rádi informovali, že neprovádíme žádné rozhodování založené na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás významně dotýkalo.

Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (kontakty zde) nebo u jiného příslušného dozorového úřadu.

Tato Informace o zpracování osobních údajů je platná a účinná ke dni 25. 5. 2018. Aktuální znění tohoto dokumentu je uveřejněno na webových stránkách www.koniklec.cz/gdpr a současně je dostupné na vyžádání v sídle AK. Kontaktní údaje naleznete v kapitole I. tohoto dokumentu.

Pokud jste text dočetli až sem, gratulujeme!

Příloha č. 1 – Přehled používaného software a poskytovatelů cloudových služeb a zpracovatelů

Software používaný pří zpracování osobních údajů

Agentura Koniklec používá při zpracování osobních údajů následující software: MS Excel, MS Word, MS Access, Money S3

Přehled používaných cloudových služeb

Přehled zpracovatelů osobních údajů

Případní další zpracovatelé, poskytovatelé služeb, software či aplikací, jejichž služby v současné době nevyužíváme.